Stap 3
Standaardiseer het (voor)selectieproces
Transparante en objectieve processen leiden tot gelijke kansen.
Tip 1:
Anonieme selectie
Om kenmerken die afleiden en voor de functie irrelevant zijn uit het selectieproces te verwijderen, zou je met anonieme selectie kunnen experimenteren.
Vermeld in de vacaturetekst dat de sollicitanten wordt gevraagd twee documenten in te dienen: één gewoon cv en één cv waaruit alle persoonlijke gegevens zijn verwijderd (zoals naam, achternaam, leeftijd, nationaliteit, woonplaats).
Om te voorkomen dat de leeftijd uit andere informatie kan worden achterhaald, zou je de kandidaat kunnen vragen bij informatie over de opleiding niet de jaren te vermelden die daarop betrekking hebben en hem of haar naar de meest relevante werkervaring kunnen vragen.
Om te voorkomen dat sollicitanten hun nationaliteit of migratieachtergrond onthullen, kun je ze vragen naar het niveau van hun Engelse en Nederlandse talenkennis (tenzij kennis van andere talen voor de functie expliciet noodzakelijk is). Zodra de lijst van kandidaten is samengesteld (Tip 7), haal je de weggelaten informatie erbij om te kijken of er voldoende diversiteit onder de kandidaten bestaat.
Tip 2:
Wees open en bedachtzaam
Zorg dat er binnen de commissie sprake is van open communicatie en een open sfeer en koester deze. In deze context raden we aan dat leden:
- Controleren of zij vooraf geen favoriete kandidaat hebben;
- Openstaan voor de suggesties en inbreng van andere leden van de selectiecommissie en/of de P&O-adviseur
- Er goed op letten dat onder sollicitanten via de wervingsstrategie sprake is van een goede mate van (zichtbare en onzichtbare) diversiteit en dat dit ook tijdens het (voor)selectieproces het geval is
- Beseffen dat iedereen onbewust bevooroordeeld is en dat dit op een open en vriendelijke manier moet worden besproken
Tip 3:
Neem gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor diversiteit in besluitvormings processen
De selectiecommissie draagt de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid erop toe te zien dat diversiteit in perspectieven zorgvuldig in het besluitvormingsproces wordt meegewogen. De vacaturehouder wijst in elke selectieronde een van de leden van de selectiecommissie aan om het belang van de gezamenlijke verantwoordelijkheid te bewaken en te voorkomen dat (onbedoelde) vooroordelen invloed hebben door in elke stap van het proces kritische vragen te stellen (neutrale fly-on-the wall).
Tip 4:
Voer gestructureerde gesprekken
STARR-methode
Voer gestructureerde gesprekken en gebruik daarbij de STARR-methode (S=Situatie, T=Taak, A=Actie, R=Resultaat, R=Reflectie), zodat iedere kandidaat:
- Dezelfde hoeveelheid tijd (per vraag) heeft;
- Dezelfde open vragen krijgt;
- Op dezelfde objectieve wijze wordt beoordeeld.
Om bijvoorbeeld een bepaalde competentietaak te beoordelen, kun je de kandidaat vragen een situatie te beschrijven waarin deze competentie nodig was en uit te leggen wat die situatie was, wat de kandidaat moest doen, hoe die dat deed, wat het resultaat was en wat ervan is geleerd.
Gestructureerd interviewen
- Bepaal welke competenties je wilt testen en breng prioriteiten aan om te voorkomen dat ze ongemerkt aangepast worden
- Bepaal vooraf een (beperkt) aantal vragen
- Houd je tijdens de sollicitatie aan de vragenlijst en wijk niet af
- Beoordeel de kandidaat eerst individueel met een vast scoreformulier
- Bespreek daarna pas het oordeel in de groep
- Laat de meest junior persoon het eerste oordeel vellen
- Zorg voor een neutrale fly-on-the-wall die je bias kan bevragen
Tip 5:
Hanteer objectieve i.p.v. subjectieve criteria
Objectieve selectiecriteria zijn harde functievereisten. Ze zijn transparant en laten weinig ruimte voor onbewuste vooroordelen. Voorbeelden zijn een minimumaantal jaren werkervaring en bestuurstaken.
Subjectieve (zachte) functievereisten, zoals een sterke (leiderschaps)visie, organisatorische kwaliteiten, creativiteit, een hoog ambitieniveau en een uitstekende (internationale) reputatie, zijn flexibel en contextafhankelijk. De interpretatie ervan is dan ook minder objectief en onbewuste vooroordelen kunnen een grotere rol spelen. Probeer bij het samenstellen van de lijst van potentieel geschikte kandidaten objectieve in plaats van subjectieve criteria te hanteren.
Tip 6:
Stel geen ‘verboden’ vragen
Het is niet toegestaan vragen te stellen met betrekking tot het volgende: persoonlijke vragen over het gezin, gezinsplanning en zwangerschap; seksuele gerichtheid; nationaliteit; financiële status; crimineel verleden (tenzij dit openbaar is); vakbondslidmaatschap*; gezondheid of verzuim* (je mag algemene vragen stellen over redzaamheid of weerbaarheid, bijvoorbeeld hoe iemand met stress of tegenslag omgaat of hoe iemand zorgt voor een goede balans tussen werk en privéleven); religie en politieke overtuiging*.
* Tenzij essentieel voor de functie. Probeer controlevragen aan jezelf (en de andere interviewers) te stellen als: is deze vraag relevant om de kandidaat als professional te kunnen beoordelen? Hoe ga ik deze informatie gebruiken in het oordeel?
Tip 7:
Gebruik scores bij het selecteren van CV’s en het voeren van gesprekken
Raadpleeg het voorselectieformulier (download) voor het op structurele wijze bestuderen van cv’s en motivatiebrieven in de voorselectiefase. In de selectiefase wordt per kandidaat de beoordeling per competentie/functievereiste op een formulier vermeld In de selectiefase wordt per kandidaat de beoordeling per competentie/functievereiste op een formulier vermeld, zie het gespreksformulier (download). De beoordeling vormt de basis voor een objectieve vergelijking van kandidaten. Dit formulier kan ook worden gebruikt om de sollicitant inzicht te verschaffen in de beslissingen en om het selectieproces te evalueren en te overdenken.
Om kandidaten objectief te beoordelen kun je vóór en na het gesprek een controle uitvoeren:
- Vóór het gesprek: maak een lijst van alles waarnaar je in de kandidaat op zoek bent.
- Na het gesprek: geef de gesprekken scores en controleer of je op feiten hebt geoordeeld en niet op intuïtie.
Tip 8:
Overweeg het gebruik van proefopdrachten als onderdeel van het selectieproces
Met proefopdrachten worden de voor de functie vereiste vaardigheden gemeten. Als zodanig hebben ze een goede voorspellende waarde. Zo kun je kandidaten vragen een beleidsvoorstel te schrijven als de vacature betrekking heeft op beleidsadvies.
Tip 9:
Onderhandeling arbeidsovereenkomst
Schakel je P&O-adviseur in bij het bepalen van het functieaanbod om te zorgen dat dit consistent is met andere vergelijkbare functies binnen het instituut. Deze kan advies geven over het bepalen van het salaris op basis van het systeem voor Universitair Functieordenen (UFO). Ook kan de P&O-adviseur behulpzaam zijn tijdens het overleg als de onderhandelingen over de arbeidsovereenkomst plaatsvinden.
Tips voor het (voor)selectieproces.
Switch language to:
Tips voor het (voor)selectieproces
Gender
Wees je bewust van de potentiële rol van gender bij de manier waarop mensen zich presenteren. Vrouwen zijn over het algemeen eerder geneigd successen aan te duiden als een groepsprestatie terwijl mannen deze op hun eigen conto schrijven. Het feitelijke proces om succes te behalen is misschien niet anders. Het wordt alleen anders beschreven. Mannen hebben over het algemeen minder moeite hun ambitie voor het voetlicht te brengen; vrouwen zijn daar over het algemeen bescheidener in. Uit onderzoek blijkt dat gender en culturele achtergrond de mate waarin iemand over salarisvoorwaarden onderhandelt kunnen beïnvloeden. Als vacaturehouder moet je je daar niet door laten beïnvloeden. Neem vooraf beslissingen over de salarisvoorwaarden op basis van vergelijkbare functies binnen het instituut en geef niet toe vanwege de onderhandelingsstijl.
Onderwijsachtergrond
De route naar de hoogst genoten opleiding hoeft niet in een rechte lijn te zijn verlopen en maakt in dat geval de kandidaat niet minder geschikt voor de functie. Iemands zoektocht naar de ‘juiste’ loopbaan is soms een bochtige in plaats van een rechte weg. De duur van de opleiding om een bepaalde graad te behalen, zegt niet alles. Soms moeten mensen tijdens hun studie ondersteuning bieden en financieel bijdragen aan gezins- of familieleden. ‘Diploma’s stapelen’ (bijv. vmbo>havo>vwo>wo) getuigt van veel motivatie en doorzettingsvermogen. Onze manieren van leren en voorkeuren voor leren veranderen naarmate de tijd verstrijkt en worden wellicht weerspiegeld in het proces waarlangs we verschillende diploma’s behalen. Uit onderzoek weten we bovendien dat jonge mensen met een migratieachtergrond een lager schooladvies krijgen dan ze op basis van hun capaciteiten zouden moeten krijgen. Als je dit in het cv van een kandidaat aantreft, zegt dat misschien meer over het systeem dan over de persoon. Als we naar werkervaring kijken, lijken sommige kandidaten onder hun opleidingsniveau te hebben gewerkt. Een discrepantie tussen opleiding en werkniveau zegt iets over de werkmotivatie (elke functie heeft groeikansen) en niet zo veel over ambities. Het kan ook aantonen dat de sollicitant het moeilijk vindt de ‘juiste’ baan te vinden.
Culturele diversiteit
Houd rekening met interculturele verschillen. Voorbeelden van interculturele verschillen zijn de communicatie en favoriete manier van werken van mensen uit een ‘wij-cultuur’ en mensen uit een ‘ik-cultuur’. Er zijn culturele verschillen op het gebied van machtsafstand en iemands houding ten aanzien van hiërarchie. Merk ook op dat bescheidenheid in sommige culturen heel belangrijk is. Heb oog voor deze interculturele aspecten bij de beoordeling van het gesprek.
Personen met een arbeidsbeperking
Met betrekking tot tips voor het werven van personen met een arbeidsbeperking adviseren we je contact op te nemen met de Adviseur Diversiteit & Inclusie. Niet alle beperkingen zijn zichtbaar en je mag de kandidaten er ook niet naar vragen. In plaats daarvan kun je bijvoorbeeld vragen of de persoon bepaalde voorzieningen nodig heeft om de functie succesvol te kunnen uitvoeren maar maak er geen doorslaggevende factor van bij de beslissing of je iemand een functie aanbiedt. Daarnaast zegt de duur van iemands studie niets over diens intelligentie of motivatie. Mensen met een arbeidsbeperking ervaren soms hindernissen tijdens de studie die tot studievertraging kunnen leiden.
Leeftijd
Verschillende generaties kunnen verschillende voorkeuren hebben voor het organiseren van werk. Sta hiervoor open. Een wens voor werk in deeltijd heeft geen betrekking op iemands motivatie of ambitie maar zegt iets over de manier waarop kandidaten hun werk met hun privéleven willen combineren. Verschillende generaties kunnen ook aan verschillende werkculturen de voorkeur geven. Beschrijf tijdens het gesprek de werksfeer en organisatiecultuur van het instituut.
Colofon
Ontwerp & realisatie: WAT ontwerpers
Platform: H5mag.com